EU:s Dataskyddsförordning (”GDPR”) träder i kraft den 25 maj 2018. GDPR ger dig som medlem rätt till information om behandling av dina personuppgifter.

Vem är ansvarig för dina personuppgifter?

Swesim, ideell förening, org.nr 802430–8291, med postadress Sturehillsvägen 36, 11756 Stockholm, är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter när vi hanterar dem för föreningens ändamål. Om du har några frågor angående vår behandling av dina personuppgifter eller om du vill utöva någon av dina rättigheter (vilka beskrivs nedan under avsnitt 7 under rubriken ”Din rätt till insyn och rätt att påverka hur vi behandlar dina personuppgifter”) är du välkommen att kontakta oss på info@swesim.se.

Hur och varför behandlar vi dina personuppgifter?

Inom Swesim vill vi vara så tydliga som möjligt kring hur vi behandlar dina personuppgifter och i detta avsnitt 2 ser du en översikt över vår behandling. I avsnitt 4 ”Vad ska personuppgifterna användas till?” nedan hittar du mer detaljerad information om våra ändamål med behandlingen, vilka kategorier av personuppgifter vi behandlar samt vilken den lagliga grunden för behandlingen är. Du kan även läsa om hur länge vi sparar dina personuppgifter.

Om din skyldighet att tillhandahålla dina personuppgifter till föreningen Swesim och följderna av att dina personuppgifter inte lämnas

Det är inte ett lagstadgat eller avtalsenligt krav att du som medlem lämnar dina personuppgifter till oss. Du är inte heller skyldig att lämna dina personuppgifter till oss. Däremot, om du inte lämnar dina personuppgifter kan det komma att inverka på vår möjlighet att registrera dig som medlem, administrera medlemsförhållandet och förse dig med information om föreningens verksamhet.

Vad ska personuppgifterna användas till?

Ändamål: Upprätthålla en god medlems- och registervård

Vilka behandlingar utför vi? Vilka personuppgifter behandlar vi? Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
- Registrering av medlemskap
- Årsavisering av medlemsavgift
- Verifiering av aktivt medlemskap
- Inloggning till medlemssidor
- Hantering av flygkonton
- För- och efternamn
- Adressuppgifter
- Mailadress
- Telefonnummer
Under den tid du är aktiv betalande medlem eller är registrerad person. Som registrerad person räknas den som inte betalat medlemsavgift men genom annat aktivt handlande uttryckt önskemål om att vara fortsatt registrerad. Vi avregistrerar medlemmars personuppgifter i samband med avregistrering av medlemskap eller om utträde begärs. I syfte att säkerställa att uteslutna medlemmar inte kan återinträda sparar vi sådana uppgifter till dess beslut om uteslutning hävts.

Vilken är den lagliga grunden för behandlingen?

- Behandlingen av kontaktuppgifter är nödvändig för att administrera medlemsförhållandet inklusive ditt flygkonto i enlighet med våra stadgar (avtalet med dig).

Ändamål: Administration av förtroendeuppdrag

Vilka behandlingar utför vi? Vilka personuppgifter behandlar vi? Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
- Nomineringsprocesser
- Antagande av förtroendeuppdrag
- För- och efternamn
- Adressuppgifter
- Personnummer
Uppgifter om visst förtroendeuppdrag i föreningen sparas för arkivändamål.

Vilken är den lagliga grunden för behandlingen?

- Behandling av uppgifter om förtroendeuppdrag sker med stöd av att sådan behandling sker inom ramen för en berättigad verksamhet med lämpliga skyddsåtgärder hos en förening med ideellt syfte.

Ändamål: Kontakt med medlemmar och andra intressenter

Vilka behandlingar utför vi? Vilka personuppgifter behandlar vi? Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
- Utskick av elektroniska medlemsbrev (nyhetsbrev) samt kallelser. - För- och efternamn
- Adressuppgifter
- E-postadress (medlems-/nyhetsbrev)
- Telefonnummer
Kontaktuppgifter till medlemmar behandlas under den tid du är aktiv medlem eller registrerad person i föreningen.

Vilken är den lagliga grunden för behandlingen?

- Intresseavvägning mellan dina och våra berättigade intressen. Vårt berättigade intresse av att behandla dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning är att kunna förse dig med information om föreningens verksamhet.

Ändamål: Anordning av arrangemang och möten

Vilka behandlingar utför vi? Vilka personuppgifter behandlar vi? Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
- Upprättande av inbjudan
- Förteckning av deltagare
- Notering av specialkost
- Upprättande av mötesprotokoll
- För- och efternamn
- Adressuppgifter
- E-postadress
- Namnteckning
- Kostönskemål (om tillämpligt)
- Fotografier (om tillämpligt)
Personuppgifter om dig som deltagare i möten och arrangemang sparas i ett (1) år för administrativa ändamål. Ekonomiska uppgifter om ditt deltagande sparas i sju (7) år i enlighet med bokföringslagen (1999:1078).

Vilken är den lagliga grunden för behandlingen?

- Intresseavvägning mellan dina och våra berättigade intressen. Vårt berättigade intresse av att behandla dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning är att kunna förse dig med information om föreningens verksamhet och administrera ditt deltagande på aktuellt möte eller event/arrangemang.

Ändamål: Framtagande av statistik och rapporter

Vilka behandlingar utför vi? Vilka personuppgifter behandlar vi? Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
- Framtagande av statistik och rapporter
- För- och efternamn
- Adressuppgifter
För statistikändamål och rapporter ur Medlemssystemet sparas uppgifter enligt samma regler som för medlemskapet (se pkt 4).

Vilken är den lagliga grunden för behandlingen?

- Behandling sker med stöd av att behandlingen är nödvändig för statistiska ändamål inom föreningen i syfte att hålla en hög kvalité i verksamheten.

5. Vilka kan få tillgång till dina personuppgifter?

Dina personuppgifter kan komma att lämnas ut för behandling underleverantörer till föreningen i samband med deltagande i olika externa event, resor eller liknande.

Överföring av personuppgifter till tredje land

Dina personuppgifter behandlas inom EU/EES. För det fall personuppgifter skulle komma att behandlas utanför EU/EES föreligger antingen ett beslut från kommissionen om att tredjelandet ifråga säkerställer en adekvat skyddsnivå eller lämpliga skyddsåtgärder, i form av standardavtalsklausuler, bindande företagsinterna regler eller Privacy Shield, som säkerställer att dina rättigheter skyddas.

Din rätt till insyn och rätt att påverka hur vi behandlar dina personuppgifter

I enlighet med gällande dataskyddslagstiftning har du rätt att få tillgång till information om vilka personuppgifter som vi behandlar om dig (registerutdrag) samt rätt att begära rättelse av dina personuppgifter. Under vissa förutsättningar har du även rätt att begära radering eller begränsning av dina personuppgifter eller invända mot vår behandling. Du har även under vissa förutsättningar rätt att få ut de personuppgifter som rör dig som du lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och har rätt att överföra dessa till en annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet). Om du skulle ha några klagomål avseende vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att inge klagomål till svenska Integritetsskyddsmyndigheten (Datainspektionen) eller annan behörig tillsynsmyndighet som utövar tillsyn över företags, föreningars eller organisationers hantering av personuppgifter.

Kontakta oss

Ansökan eller begäran om att utöva dina rättigheter enligt ovan skickas via mail till:
info@swesim.se